Come rendere profittevole un coworking in una città di 50.000 abitanti senza grandi aziende?

L’idea di aprire un coworking nella propria città di provincia è affascinante. Immagini uno spazio vibrante, un punto di riferimento per l’innovazione locale, un’alternativa al lavoro da casa per decine di professionisti. Poi, però, ti scontri con la realtà: una città di 50.000 abitanti non è Milano o Roma. Non ci sono grandi corporation in cerca di uffici flessibili né un esercito di freelance tech disposti a pagare tariffe premium per una scrivania.

La tentazione, quindi, è di seguire il modello classico: affittare postazioni a basso costo e sperare che lo spazio si riempia. Questo, te lo dico da imprenditore che ha visto nascere e morire decine di spazi, è il biglietto di sola andata per il fallimento. Il mercato di provincia non premia chi affitta sedie, ma chi offre soluzioni. La concorrenza non è il coworking della città vicina, ma il comfort del salotto di casa.

E se la vera chiave non fosse vendere scrivanie, ma vendere produttività, privacy e opportunità? Questo approccio cambia tutto. Significa smettere di vedersi come un gestore immobiliare e iniziare a operare come un vero e proprio hub di servizi professionali. In questo articolo, non ti darò consigli generici sulla “community”, ma una strategia imprenditoriale concreta per trasformare ogni metro quadro del tuo spazio, anche quelli che oggi consideri solo un costo, in un centro di profitto.

Vedremo insieme come la profittabilità di un coworking di provincia non dipenda dal numero di postazioni occupate, ma dalla capacità di monetizzare spazi accessori, integrare tecnologia per abbattere i costi e diventare un’infrastruttura indispensabile per l’intero tessuto economico locale.

Perché vendere solo scrivanie non basta e devi puntare sulle sale riunioni?

Il primo cambio di mentalità è smettere di considerare la sala riunioni come un servizio accessorio e iniziare a vederla come il tuo prodotto di punta. In una città di provincia, la domanda di spazi per incontri professionali, corsi di formazione o eventi aziendali è spesso insoddisfatta. Hotel e centri congressi sono costosi e impersonali. Il tuo coworking può diventare la soluzione ideale, con margini di profitto per ora/metro quadro nettamente superiori a una postazione fissa.

La chiave è offrire un servizio “chiavi in mano”. Non affitti solo quattro mura, ma un’esperienza. Questo significa creare pacchetti all-inclusive che comprendano catering con prodotti locali, supporto tecnico per videoconferenze, lavagne interattive e parcheggio riservato. Il target non sono solo i tuoi coworker, ma le PMI del territorio, gli ordini professionali che necessitano di spazi per la formazione continua, e i consulenti che organizzano corsi sulla sicurezza obbligatoria (D.Lgs. 81/08), garantendoti un flusso di cassa ricorrente.

La differenziazione è fondamentale. Un sistema di prenotazione online semplice e immediato massimizza l’occupazione e riduce il carico amministrativo. Offrire modularità, con sale che possono ospitare da 2 a 30 persone, ti permette di intercettare ogni tipo di esigenza, dalla riunione strategica del piccolo imprenditore al training day dell’azienda locale più strutturata.

Come animare lo spazio per evitare che diventi solo un “affittacamere” per computer?

Se le sale riunioni sono il motore economico, la community è il carburante che lo tiene acceso. Ma “creare una community” non significa organizzare aperitivi. In un contesto di provincia, significa costruire un ecosistema professionale con un valore tangibile. L’obiettivo è trasformare il tuo coworking da luogo di transito a destinazione, un punto di riferimento dove i professionisti non vengono solo per lavorare, ma per crescere.

Una strategia potente è posizionarsi come un ponte tra il tessuto locale e le opportunità nazionali. Ad esempio, candidarsi per diventare un Punto Impresa Digitale (PID) presso la Camera di Commercio locale attira immediatamente PMI e artigiani interessati alla digitalizzazione. Organizzare workshop mirati sui fondi del PNRR per la transizione digitale ed ecologica non solo genera entrate, ma qualifica il tuo spazio come un centro di competenza strategico per il territorio.

L’idea più efficace, però, è istituire un Advisory Board locale. Coinvolgi un commercialista, un avvocato e un esperto di marketing di spicco della tua città. Offri loro uno spazio in cambio di qualche ora di consulenza gratuita al mese per i membri del coworking. Questo crea un valore inestimabile: i tuoi coworker ottengono accesso a competenze di alto livello e i professionisti dell’board trovano potenziali nuovi clienti. È un circolo virtuoso che cementa il ruolo del tuo spazio come fulcro dell’economia locale.

App o Badge: quale sistema riduce i costi di portineria del 40%?

Uno dei costi fissi più pesanti per un coworking è il personale di reception e portineria. In un mercato di provincia con margini ridotti, ottimizzare questa spesa è vitale. La tecnologia offre la soluzione definitiva: automatizzare la gestione degli accessi. La scelta è tra il classico badge e una moderna applicazione per smartphone. Sebbene il badge sembri una soluzione solida, l’app vince su tutti i fronti per un modello di business snello e profittevole.

Un sistema basato su app mobile permette ai membri di prenotare postazioni, sale riunioni e accedere allo spazio H24 in totale autonomia. Questo non solo offre una flessibilità enorme all’utente, ma ti permette di ridurre drasticamente le ore di personale in loco. Secondo l’esperienza di operatori come Donatello Coworking a Milano, l’implementazione di un sistema di accesso via app può portare a una riduzione fino al 40% dei costi di portineria. Questo risparmio da solo può fare la differenza tra un bilancio in rosso e uno in attivo.

Ma i vantaggi non finiscono qui. Un’app integra nativamente la fatturazione elettronica, generando automaticamente le fatture a fine mese in base agli accessi e alle prenotazioni. Permette inoltre strategie di upselling mirate, inviando notifiche push per promuovere eventi, ore di sala riunioni scontate o pacchetti speciali. Infine, funziona come una bacheca digitale per la community, facilitando le interazioni e rafforzando il senso di appartenenza.

L’errore di non avere “phone booths” insonorizzate che fa scappare i professionisti concentrati

Nell’era delle video-call infinite, l’open space è diventato un campo minato per la concentrazione. Il rumore di fondo e le conversazioni altrui non sono solo un fastidio, ma un vero e proprio killer della produttività. Secondo alcuni studi, le distrazioni acustiche negli uffici condivisi possono causare la perdita di fino a 86 minuti di lavoro al giorno per persona. Per un professionista che fattura a ore, come un avvocato, un consulente o uno psicologo, questo è un costo inaccettabile.

Ecco perché non prevedere delle cabine telefoniche insonorizzate (phone booth) è uno degli errori più gravi che puoi commettere. Questi professionisti ad alto valore sono esattamente il target che vuoi attrarre: pagano tariffe più alte, cercano stabilità e sono meno sensibili al prezzo se il servizio è impeccabile. Offrire loro uno spazio dove possono fare una call riservata o concentrarsi senza interruzioni non è un lusso, è una necessità infrastrutturale. La mancanza di questi spazi li spingerà a rimanere a casa o a cercare soluzioni alternative.

L’investimento in un phone booth può sembrare oneroso, ma il ritorno è rapidissimo. Un professionista che grazie alla privacy e alla concentrazione garantite dal tuo spazio decide di sottoscrivere un abbonamento annuale da 3.000-4.000€, di fatto, ti sta già ripagando la cabina. Trattenere anche solo due o tre di questi clienti all’anno grazie a questa feature significa ammortizzare completamente l’investimento in meno di 12 mesi, trasformando una spesa in un potente strumento di fidelizzazione e attrazione.

Quando lanciare l’offerta “carnet 10 ingressi”: la strategia per convertire i lavoratori da casa

Il più grande bacino di potenziali clienti in una città di provincia è composto da lavoratori in smart working che, pur avendo un contratto con un’azienda del Nord, vivono e lavorano nel loro comune di origine (i cosiddetti “south worker” o lavoratori di ritorno). Queste persone non necessitano di un abbonamento mensile, ma di una soluzione flessibile per evadere dalla routine domestica 1-2 volte a settimana. L’offerta perfetta per loro è il carnet da 10 ingressi.

Il lancio di questa offerta, però, non può essere casuale. Deve seguire una precisa strategia di timing. I due momenti migliori dell’anno sono settembre e gennaio. A settembre, si cavalca l’onda dei “buoni propositi” post-vacanze estive, con campagne social mirate a chi cerca una nuova routine lavorativa. A gennaio, si intercetta il desiderio di cambiamento e organizzazione tipico del nuovo anno. L’offerta va comunicata come un investimento sul proprio benessere e sulla propria produttività.

Un carnet di ingressi, come quello proposto da spazi come Coworking Lab a Milano, è in genere valido per un anno, offrendo massima flessibilità. La strategia di conversione, però, deve essere già pianificata: il 10° ingresso non è la fine del rapporto, ma l’inizio. A quel punto, si può offrire un “test drive” di una settimana con postazione fissa a un prezzo speciale, per far assaporare i vantaggi di una presenza più continuativa. Inoltre, creare partnership con palestre o teatri locali, offrendo un carnet da 2 ingressi omaggio con l’iscrizione, è un modo intelligente per farsi conoscere da un pubblico nuovo e qualificato.

Perché le riunioni del vicino ti impediscono di concentrarti anche con le cuffie?

Hai investito in arredi di design, una connessione in fibra ottica e una macchina del caffè super-automatica. Eppure, i tuoi coworker si lamentano. Il problema non è visibile, ma udibile: il rumore. Anche con le migliori cuffie noise-cancelling, la voce umana, soprattutto se proveniente da una conversazione concitata in una sala riunioni adiacente, riesce a penetrare e a distruggere la concentrazione. Questo fenomeno ha una spiegazione scientifica: il cervello umano è programmato per decodificare il linguaggio, e una conversazione comprensibile è la forma di distrazione più potente che esista.

La normativa italiana (DPCM 5/12/1997) fornisce delle linee guida sui livelli di rumore accettabili negli uffici, suggerendo valori tra i 40-50 dB per gli open space. Tuttavia, il problema non è solo il volume, ma l’intelligibilità del parlato. Una soluzione radicale ma estremamente efficace è il sound masking. Si tratta di sistemi che emettono un rumore bianco a bassa frequenza, simile a un soffio d’aria, che si sovrappone alle frequenze della voce umana, rendendo le conversazioni inintellegibili a distanza di pochi metri. Non elimina il rumore, ma lo rende un brusio di fondo non fastidioso, permettendo al cervello di ignorarlo.

La zonizzazione acustica è un altro pilastro. Devi definire aree con diverse “regole del rumore”: una zona rossa (silenzio assoluto), una zona gialla (collaborazione a bassa voce) e una zona verde (area relax/caffè dove le telefonate sono permesse). L’uso strategico di pannelli fonoassorbenti, librerie piene, tappeti e tende pesanti completa l’opera, trasformando il tuo spazio da un luogo rumoroso a un’oasi di produttività. Ottenere una “Certificazione di Qualità Acustica” può diventare un potente differenziale di marketing.

Perché il tuo ufficio open space non si affitta e come dividerlo per renderlo appetibile?

Hai a disposizione un grande ufficio open space, un lascito dell’era pre-Covid, e non riesci ad affittarlo. È troppo grande per un singolo freelance e troppo dispersivo per un piccolo team. Questo spazio, che oggi è solo un costo, può diventare una miniera d’oro se lo ripensi in modo strategico. L’era dei grandi open space è finita; oggi le aziende e i team cercano privacy, identità e flessibilità. La soluzione è trasformarlo in un cluster di mini-hub.

Invece di costose opere in muratura, utilizza pareti vetrate modulari. Questi sistemi ti permettono di creare uffici privati da 2, 4 o 6 persone che possono essere riconfigurati in poche ore, adattandosi dinamicamente alla domanda del mercato. Un mese potresti avere tre uffici da 2 e uno da 4; il mese successivo, potresti aver bisogno di un unico spazio da 10. La flessibilità è il tuo più grande vantaggio competitivo rispetto ai contratti di affitto tradizionali.

Questa strategia non solo rende lo spazio più appetibile, ma è anche economicamente vantaggiosa per i tuoi clienti. Un’analisi di Cofabb dimostra che per una micro-impresa di 4 persone, insediarsi in un ufficio dedicato all’interno di un coworking comporta un risparmio del 20% sui costi di affitto rispetto a un ufficio tradizionale. Questo dato diventa il tuo principale argomento di vendita. Puoi spingerti oltre, creando uffici “tematici”: uno per avvocati con una libreria legale, uno per designer con monitor professionali e tavolette grafiche. Offrire servizi di “virtual office” come la domiciliazione legale e la gestione della PEC completa l’offerta, rendendola irresistibile per le PMI locali.

Quale destinazione d’uso scegliere per un ufficio sfitto in centro città nel post-Covid?

Prima ancora di pensare all’arredamento, la scelta della destinazione d’uso catastale del tuo immobile è la decisione più strategica che prenderai. Questa scelta influenzerà i permessi necessari, i costi di adeguamento e il tipo di clientela che potrai attrarre. Se parti da un immobile commerciale sfitto, hai diverse opzioni, ognuna con i suoi pro e contro.

La via più semplice è il coworking puro. Se l’immobile è già accatastato come A/10 (Ufficio), non hai bisogno di cambi di destinazione d’uso. Basta una SCIA (Segnalazione Certificata di Inizio Attività) per partire. Questa è la soluzione più rapida ed economica. Tuttavia, potresti voler considerare un modello ibrido. Ad esempio, un ibrido commerciale (A/10 + C/1) ti permette di avere un’area caffè o un piccolo bistrot aperto al pubblico al piano terra. Questo non solo genera un’entrata extra, ma funziona da vetrina vivente per il tuo coworking, attirando traffico e curiosità.

Un’opzione molto interessante in un contesto di provincia è quella del presidio territoriale. Stringendo una convenzione con il Comune, il tuo spazio potrebbe ospitare servizi pubblici (es. sportello Informagiovani), ottenendo in cambio un canone calmierato o altre agevolazioni. Questo ti posiziona come un servizio di pubblica utilità. Infine, c’è il modello Coworking + Coliving, che richiede un cambio di destinazione d’uso più complesso (verso D/8), ma intercetta il mercato in crescita dei nomadi digitali e dei lavoratori in trasferta. Il potenziale è enorme: secondo alcune analisi, la delocalizzazione post-Covid potrebbe portare oltre 740.000 lavoratori a ricollocarsi sul territorio italiano.

La strada per un coworking profittevole in provincia è tracciata. Non richiede capitali immensi, ma visione strategica, attenzione ai costi e la capacità di costruire un’offerta che risponda ai bisogni reali del tuo territorio. Valuta ora la destinazione d’uso più strategica per il tuo immobile e inizia a progettare il tuo hub di servizi.